A dinâmica de estudos e trabalho das pessoas foi alterada nos últimos meses devido à pandemia da Covid-19, o que impactou na produtividade de estudantes e profissionais.
O tempo que antes era dedicado exclusivamente a essas atividades passou a disputar espaço com outras tarefas, especialmente para quem está em home office ou em aprendizado remoto.
Segundo o empresário e autor best-seller em produtividade e alta performance Christian Barbosa, com essa nova realidade, nunca foi tão importante saber organizar o tempo.
A Tribuna – É possível manter a produtividade durante este período?
Christian Barbosa – Inevitavelmente a produtividade irá cair neste período. É natural que ela caia nos primeiros meses de adaptação a uma nova realidade, seja por estar em um ambiente diferente ou com uma rotina diferente. Tudo afeta a produtividade e, neste momento, ainda estamos lidando com a ansiedade e o estresse.
Então é natural ter essa queda no começo e depois dá para reverter.
Qual a orientação para manter a produtividade em casa?
Três pontos devem ser trabalhados. Primeiro é a rotina, determinando horários para fazer até mesmo o básico, como hora de acordar e de almoçar. No escritório tinha uma rotina, mesmo que velada, de chegar ao escritório, ir almoçar, voltar para casa… Só que hoje, dentro de casa, as pessoas acordam em horário diferente, almoça mais tarde.
O segundo é o planejamento, olhar para frente e se antecipar ao que precisa ser feito para evitar urgências. Já o terceiro ponto é o equilíbrio, que é estabelecer algo que te dê prazer, como praticar um esporte, caminhada, meditação…
Então a gestão do tempo está ligada à produtividade.
Sim, é diretamente proporcional. Quem não se planeja, não consegue ser produtivo. Essa pessoa faz mais coisas com mais esforço para entregar o resultado. Quem tem planejamento, faz menos e entrega mais.
Quando aplica bom planejamento, o ganho médio diário é de 40 minutos. Esse tempo pode ser aproveitado de diferentes formas. Seja produzindo algo diferente, realizando outras tarefas, descansando ou fazendo algo que dê prazer.
O que considerar na hora de organizar o tempo?
A pessoa primeiro precisa se autoconhecer para descobrir com o que ela está desperdiçando seu tempo para evitar manter esses hábitos.
O planejamento pode ser feito para qualquer ambiente e personalidade. Quem fala que
faz e não funciona, é porque ainda não entendeu como deve ser feito.
A pessoa tem que entender o seu perfil para adequar o ritmo das tarefas e como elas devem ser distribuídas nos dias. Todo mundo tem tempo, mas alguns não estão sabendo usar pela falta de gestão.
O planejamento deve ser posto no papel ?
Deve ser posto no papel para não esquecer de nada. Todas as tarefas devem estar reunidas em um lugar para que nada passe despercebido. Ficar com algo registrado apenas na mente é arriscado, pois a pessoa pode esquecer de algo que deve ser feito e só lembrar em cima da hora, depois vai precisar correr para cumprir com o compromisso com urgência.
Há ferramentas que auxiliam nesta tarefa?
Pode ser um caderno, agenda, software, aplicativo no celular… Pode pegar uma folha de papel e dividir em três partes: hoje, amanhã e depois.
Então precisa observar tudo o que está acontecendo, reunir informações que estão na cabeça, no e-mail, em aplicativos de mensagens e outros locais e fazer uma lista de tarefas. Depois distribui o volume por esses três dias.
Isso deve ser feito com quanto tempo de antecedência?
O planejamento tríade (de três dias) permite um controle maior e garante resultado melhor. Com três dias já dá para ter visão do que precisa ser feito e dá capacidade de organizar o tempo. Nunca foi tão importante saber organizar o tempo.
Qual deve ser o foco do planejamento?
Na vida como um todo, seja profissional ou de lazer. Se tiver algo pessoal, coloca lá na ferramenta que está utilizando para se organizar. Caso contrário pode esquecer.
O planejamento deve ser seguido rigorosamente em casa ou permite flexibilidade?
Sempre tem espaço para acrescentar novas coisas. A rotina não é uma prisão. O planejamento pode então flexibilizado caso surja uma nova necessidade ou oportunidade.
Há um horário do dia que a produtividade é maior?
O horário de produtividade é individual de cada pessoa.
